سفارت‌ها اصلی‌ترین نمایندگی‌های رسمی یک کشور در خاک یک کشور دیگر هستند و معمولاً در پایتخت‌ها قرار دارند. سفارت کانادا در ایران، به دلیل قطع روابط دیپلماتیک، وجود ندارد؛ اما برای ایرانیان، نزدیک‌ترین سفارت‌های کانادا معمولاً در ترکیه، امارات یا ارمنستان هستند. سفارت‌ها نقش‌های دیپلماتیک گسترده‌ای دارند، از جمله مدیریت روابط سیاسی، اقتصادی و فرهنگی بین دو کشور. سفارت‌ها همچنین مسئول صدور ویزا و رسیدگی به درخواست‌های مهاجرتی هستند، اما بیشترِ کارهای اجرایی را به نهادهای دیگر واگذار می‌کنند.
کنسولگری؛ خدمات مدنی و محلی به شهروندان و مهاجران
کنسولگری‌ها زیرمجموعه‌ای از سفارت‌ها هستند و معمولاً در شهرهای بزرگ غیر از پایتخت قرار دارند. وظیفه اصلی کنسولگری، ارائه خدمات کنسولی است، مانند صدور گذرنامه برای شهروندان کانادایی، تایید اسناد، کمک‌های اضطراری و راهنمایی‌های حقوقی به اتباع کشور خود. برای مهاجران و متقاضیان ویزا، کنسولگری‌ها ممکن است بخشی از روند مصاحبه یا بررسی پرونده را بر عهده داشته باشند، هرچند معمولاً بیشتر این وظایف به مراکز VAC یا شرکت‌های واسطه مثل VFS واگذار می‌شود. کنسولگری‌ها برخلاف سفارت‌ها فعالیت سیاسی کمتری دارند و تمرکز آن‌ها بر جنبه‌های اجرایی است.
VAC؛ مرکز درخواست ویزا و رابط میان متقاضی و اداره مهاجرت
VAC مخفف Visa Application Centre است. این مراکز، شرکت‌های خصوصی هستند که توسط دولت کانادا تأیید شده‌اند تا خدمات اجرایی مربوط به درخواست ویزا را ارائه دهند. VACها اسناد متقاضیان را دریافت می‌کنند، اطلاعات بیومتریک می‌گیرند (اثر انگشت و عکس)، هزینه‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و پرونده را به سفارت یا مرکز بررسی مهاجرت کانادا منتقل می‌کنند. VACها تصمیم‌گیر نیستند و در روند ارزیابی یا تایید ویزا هیچ نقشی ندارند؛ صرفاً واسطه‌ای برای ساده‌سازی فرآیند هستند. VAC برای ایرانیان، در کشورهایی مانند ترکیه (آنکارا، استانبول)، امارات (دبی، ابوظبی) و ارمنستان (ایروان) فعال است.
VFS Global؛ بازوی اجرایی جهانی برای خدمات کنسولی و مهاجرتی
VFS Global شرکتی خصوصی است که با دولت‌های مختلف (از جمله کانادا) قرارداد دارد تا خدمات VAC را ارائه دهد. یعنی وقتی گفته می‌شود “برای بیومتریک به VFS بروید”، منظور در واقع مراجعه به یکی از مراکز VAC تحت مدیریت VFS Global است. این شرکت عملیات گسترده‌ای در سطح جهانی دارد و وظایفی مانند تعیین وقت، دریافت مدارک، گرفتن اثر انگشت، ارسال مدارک به سفارت و تحویل پاسپورت را انجام می‌دهد. VFS فقط مجری است و هیچ دخالتی در تصمیم‌گیری درباره ویزا یا مهاجرت ندارد. کاربران باید توجه داشته باشند که تنها کانال ارتباطی رسمی و امن برای ارائه اطلاعات بیومتریک و پیگیری مدارک، همین مراکز VFS هستند، و از مراجعه به واسطه‌های غیررسمی خودداری کنند.
مطلب پیشنهادی: خدمات کنسولگری
تفاوت نقش‌ها؛ تفکیک وظایف برای روان‌سازی روند مهاجرت
در فرآیند مهاجرت به کانادا، درک تفاوت بین این چهار نهاد بسیار مهم است. سفارت نماینده سیاسی است، کنسولگری ارائه‌دهنده خدمات کنسولی است، VAC واسطه‌ای برای تحویل مدارک و بیومتریک است و VFS شرکت اجراکننده‌ی این خدمات است. تصمیم‌گیری نهایی درباره پذیرش یا رد درخواست ویزا یا اقامت توسط اداره مهاجرت کانادا (IRCC) انجام می‌شود و نه توسط هیچ‌یک از این نهادهای واسطه. شناخت دقیق این ساختار، از سردرگمی متقاضیان جلوگیری می‌کند و احتمال اشتباه در فرآیند را کاهش می‌دهد.
نکاتی برای متقاضیان مهاجرت و ویزا
برای افرادی که قصد مهاجرت به کانادا را دارند، مهم است بدانند که بیشتر خدمات از طریق اینترنت (وب‌سایت IRCC) انجام می‌شود. اما مرحله‌ای از روند، مثل ثبت اطلاعات بیومتریک یا تحویل پاسپورت، نیاز به مراجعه حضوری دارد و در اینجاست که VACها و VFS وارد عمل می‌شوند. انتخاب درست کشور محل مراجعه، رعایت نوبت‌ها و پیروی از دستورالعمل‌های رسمی، باعث تسریع روند بررسی می‌شود. همچنین باید در نظر داشت که هرگونه اشتباه در مدارک یا مراجعه به نهاد غیرمعتبر، ممکن است باعث تأخیر یا حتی رد درخواست شود.
