یکی از مراحل مهم و حساس در فرآیند اپلای به دانشگاه‌های کانادا، ارسال مدارک تحصیلی به‌صورت رسمی و قابل اعتبار است. دانشگاه‌های کانادایی برای ارزیابی درخواست پذیرش، نیاز به نسخه‌های رسمی و ترجمه‌شده مدارک تحصیلی دارند که باید مستقیماً از طریق مراجع معتبر ارسال شوند. این فرآیند اگر به درستی انجام نشود، می‌تواند منجر به تأخیر در بررسی پرونده یا حتی رد درخواست شود. در این مقاله، مراحل گام‌به‌گام، نکات مهم و روش‌های استاندارد برای ارسال مدارک از ایران به دانشگاه‌های کانادا را بررسی می‌کنیم.

مدارک مورد نیاز برای ارسال

پیش از هر چیز، بهتر است بدانید که چه مدارکی باید ارسال شوند. بسته به مقطع تحصیلی و دانشگاه موردنظر، معمولاً مدارک زیر درخواست می‌شود:

• ریزنمرات رسمی (Transcripts)

• مدرک فارغ‌التحصیلی یا گواهی موقت

• توصیه‌نامه‌ها (در صورت ارسال کاغذی)

• شرح دروس (Course Descriptions) در صورت نیاز

• مدارک شناسایی مانند پاسپورت (در برخی موارد)

مراحل ارسال مدارک تحصیلی از ایران به کانادا

1. ترجمه رسمی مدارک

ابتدا باید مدارک فارسی خود را توسط دارالترجمه رسمی به زبان انگلیسی (یا فرانسوی) ترجمه کنید. ترجمه باید دارای مهر رسمی دادگستری و وزارت امور خارجه باشد تا مورد پذیرش دانشگاه‌های خارجی قرار گیرد.

نکته: برخی دانشگاه‌های کانادایی ممکن است ترجمه غیررسمی را در مرحله اولیه بپذیرند و نسخه رسمی را پس از پذیرش اولیه درخواست کنند.

2. مراجعه به دانشگاه یا مدرسه صادرکننده مدارک

برای معتبر بودن مدارک، ریزنمرات و گواهی تحصیلی باید در سربرگ رسمی دانشگاه یا دبیرستان چاپ شده باشند، به زبان انگلیسی تهیه شوند (یا ترجمه رسمی ضمیمه شود)، مهر و امضای رسمی داشته باشند و در پاکت دربسته و مهرشده قرار گیرند.

3. مراجعه به سامانه‌های واسط معتبر (در صورت نیاز دانشگاه)

برخی دانشگاه‌های کانادایی از دانشجو می‌خواهند مدارک تحصیلی از طریق سامانه‌های واسط بین‌المللی ارسال شود، مانند:

• WES (World Education Services)

• ICAS، IQAS یا CES (مخصوص ارزیابی مدارک)

در این صورت باید از دانشگاه خود بخواهید که مدارک را مستقیماً به این مؤسسات ارسال کند. سپس این مؤسسات مدارک را ارزیابی کرده و نتیجه را به دانشگاه مقصد می‌فرستند.

4. ارسال پستی مستقیم به دانشگاه (در صورت قبول)

برخی دانشگاه‌ها هنوز ارسال فیزیکی را از طریق پست می‌پذیرند. در این حالت:

• از دانشگاه بخواهید مدارک را در پاکت مهر و موم شده تهیه کند.

• با پست‌های معتبر بین‌المللی مانند DHL، FedEx یا TNT مدارک را ارسال کنید.

• کد رهگیری (Tracking Number) را نگه دارید تا وضعیت مرسوله را پیگیری کنید.

5. آپلود در پرتال آنلاین دانشگاه

در بسیاری از دانشگاه‌های کانادا، در مرحله اول اپلای می‌توانید نسخه اسکن‌شده مدارک را در پرتال دانشجویی آپلود کنید. مدارک رسمی و نهایی پس از پذیرش یا هنگام ثبت‌نام حضوری درخواست می‌شود.

نکات مهم برای موفقیت در ارسال مدارک

• مهلت ارسال را دقیق بررسی کنید. تأخیر در ارسال مدارک می‌تواند باعث بسته شدن پرونده شود.

• مطالبات هر دانشگاه با دیگری متفاوت است. حتماً دستورالعمل‌های هر دانشگاه را به‌دقت بخوانید.

• اصل و کپی مدارک را همیشه نزد خود نگه دارید. ممکن است در آینده به آن‌ها نیاز پیدا کنید.

• هزینه‌های ترجمه و ارسال را در بودجه خود در نظر بگیرید.

• با بخش پذیرش دانشگاه ارتباط منظم داشته باشید تا از دریافت مدارک اطمینان حاصل کنید.

ارسال صحیح و به‌موقع مدارک تحصیلی، گامی اساسی و حیاتی در روند پذیرش تحصیلی در دانشگاه‌های کانادا است. با دقت در ترجمه رسمی، مهر و موم مدارک، انتخاب روش ارسال مناسب (پستی یا الکترونیکی) و توجه به جزئیات مورد نیاز هر دانشگاه، می‌توانید این مرحله را با موفقیت پشت سر بگذارید و شانس خود را برای پذیرش افزایش دهید.